Pengamanan gedung dan area perusahaan yang beroperasi sepanjang hari membutuhkan sistem kerja yang teratur. Petugas security tidak mungkin bekerja tanpa batas waktu, sehingga perusahaan perlu menyusun shift kerja security agar kebutuhan pengamanan tetap terpenuhi tanpa mengabaikan kondisi dan kemampuan personel.
Penyusunan shift bukan hanya tentang membagi jam kerja menjadi beberapa kelompok. Perusahaan juga perlu memastikan setiap area memiliki coverage yang cukup, proses serah terima berjalan dengan baik, dan tidak terjadi kekosongan pengamanan ketika satu shift berakhir dan shift berikutnya mulai bertugas.
Dengan sistem shift yang dirancang berdasarkan kebutuhan lokasi, kesinambungan pengamanan dapat dipertahankan sepanjang jam operasional.
Apa Itu Shift Kerja Security?
Shift kerja security adalah sistem pembagian waktu kerja petugas keamanan ke dalam beberapa periode agar pengamanan dapat berlangsung sesuai kebutuhan operasional perusahaan.
Jumlah shift dan durasinya dapat berbeda antara satu lokasi dengan lokasi lainnya. Gedung yang hanya beroperasi pada jam kerja tentu memiliki kebutuhan berbeda dengan kawasan industri, gudang, atau fasilitas yang membutuhkan pengamanan selama 24 jam.
Karena itu, jadwal shift sebaiknya disusun berdasarkan pola aktivitas, tingkat risiko, area yang harus diawasi, dan kebutuhan pengamanan di setiap periode.
Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Menyusun Shift Security
1. Tentukan Jam Operasional dan Kebutuhan Pengamanan
Langkah pertama adalah memahami kapan area membutuhkan pengamanan. Perusahaan perlu melihat jam operasional utama, periode sebelum aktivitas dimulai, waktu setelah operasional berakhir, hingga kondisi pada malam hari atau hari libur.
Pada lokasi tertentu, tingkat aktivitas mungkin berbeda antara siang dan malam. Kondisi tersebut perlu dipertimbangkan dalam menentukan penempatan personel dan tanggung jawab setiap shift.
Dengan memahami pola aktivitas, perusahaan dapat menghindari kondisi ketika jumlah personel terlalu banyak pada periode tertentu tetapi kurang pada periode yang membutuhkan pengawasan lebih intensif.
2. Petakan Area yang Harus Di-cover
Jadwal shift harus mempertimbangkan bukan hanya jumlah petugas, tetapi juga area yang menjadi tanggung jawab mereka.
Petakan titik seperti gerbang utama, pintu masuk karyawan, akses kendaraan, area parkir, lobby, gudang, area produksi, serta titik lain yang membutuhkan pengawasan.
Setiap titik perlu memiliki penanggung jawab atau mekanisme pengawasan yang jelas. Jika seorang petugas harus meninggalkan pos untuk melakukan patroli, perusahaan juga perlu memastikan fungsi pengamanan pada pos tersebut tetap berjalan.
3. Sesuaikan Jumlah Personel dengan Tugas
Jumlah personel dalam satu shift sebaiknya ditentukan berdasarkan beban tugas, bukan hanya mengikuti pola jadwal yang digunakan perusahaan lain.
Petugas yang ditempatkan di pos akses memiliki tanggung jawab berbeda dengan petugas patroli. Pada lokasi yang lebih kompleks, mungkin diperlukan pembagian tugas antara pengawasan akses, patroli, monitoring, dan fungsi keamanan lainnya.
Pendekatan ini juga berkaitan dengan pembahasan mengenai jumlah security, karena kebutuhan personel perlu dihitung berdasarkan karakteristik dan risiko masing-masing area.
Pentingnya Serah Terima Antar-Shift
Salah satu bagian penting dalam shift kerja security adalah proses serah terima. Pergantian personel tidak boleh dianggap hanya sebagai pergantian jam kerja.
Petugas yang selesai bertugas perlu menyampaikan informasi penting kepada petugas berikutnya. Informasi tersebut dapat mencakup kejadian selama shift, kondisi area, tamu atau kendaraan yang masih berada di lokasi, fasilitas yang bermasalah, hingga hal-hal yang membutuhkan pemantauan lanjutan.
Serah terima yang baik membantu memastikan informasi tidak terputus. Tanpa proses tersebut, petugas pada shift berikutnya dapat kehilangan konteks mengenai kondisi terakhir di lapangan.
Informasi yang Perlu Disampaikan
Isi serah terima dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Beberapa informasi yang umumnya perlu dicatat antara lain:
- Kejadian atau insiden selama shift.
- Aktivitas atau tamu yang masih berlangsung.
- Kondisi pintu, gerbang, atau akses tertentu.
- Temuan selama patroli.
- Kerusakan fasilitas yang berhubungan dengan keamanan.
- Instruksi khusus dari supervisor atau manajemen.
- Hal lain yang membutuhkan pemantauan pada shift berikutnya.
Catatan tertulis dapat membantu memperkuat proses serah terima sehingga informasi tidak hanya bergantung pada komunikasi lisan.
Pastikan Coverage Area Tidak Terputus
Tujuan utama sistem shift adalah menjaga kesinambungan pengamanan. Karena itu, perusahaan perlu memperhatikan waktu pergantian shift agar tidak menciptakan celah ketika petugas sebelumnya sudah selesai bertugas sementara petugas berikutnya belum mengambil alih.
Proses pergantian juga harus mempertimbangkan kondisi ketika petugas perlu meninggalkan pos untuk istirahat atau menjalankan tugas lain. Mekanisme pengganti atau pengaturan tugas perlu disiapkan agar titik penting tetap mendapatkan pengawasan.
Untuk area yang membutuhkan patroli secara berkala, jadwal patroli juga perlu disesuaikan dengan pembagian shift. Pembahasan mengenai security patrol dapat menjadi referensi dalam mengatur kegiatan patroli agar cakupan area tetap terjaga.
Hindari Jadwal yang Mengabaikan Kondisi Personel
Sistem pengamanan yang baik tetap membutuhkan pengelolaan personel yang realistis. Jadwal yang terlalu padat atau tidak memberikan waktu istirahat yang memadai dapat memengaruhi kondisi petugas ketika menjalankan tugas.
Perusahaan juga perlu mempertimbangkan hari libur, cuti, izin, dan kondisi ketika seorang petugas tidak dapat hadir. Ketersediaan personel pengganti penting agar kebutuhan pengamanan tetap terpenuhi.
Dengan demikian, penyusunan jadwal tidak hanya berfokus pada coverage area, tetapi juga pada keberlanjutan operasional personel.
Evaluasi Efektivitas Sistem Shift
Jadwal shift sebaiknya dievaluasi secara berkala. Evaluasi dapat melihat apakah seluruh pos ter-cover, apakah terjadi keterlambatan serah terima, apakah patroli berjalan sesuai rencana, serta apakah terdapat masalah berulang pada periode tertentu.
Data dari laporan kejadian, absensi, hasil inspeksi, dan catatan patroli dapat digunakan untuk melihat apakah sistem yang diterapkan sudah sesuai dengan kondisi lapangan.
Jika ditemukan masalah yang berulang, perusahaan dapat meninjau kembali pembagian personel, waktu shift, coverage area, maupun prosedur serah terima.
Evaluasi tersebut juga dapat dikaitkan dengan penerapan KPI security agar penilaian kinerja petugas tidak hanya berdasarkan jumlah patroli, tetapi juga kedisiplinan, kepatuhan terhadap SOP, kualitas laporan, dan respons terhadap kejadian.
Kesimpulan
Shift kerja security perlu dirancang untuk memastikan pengamanan berlangsung secara berkesinambungan. Penyusunannya perlu mempertimbangkan jam operasional, coverage area, jumlah personel, pembagian tugas, proses serah terima, kebutuhan patroli, serta kondisi personel.
Serah terima yang jelas juga menjadi bagian penting karena informasi dari satu shift harus dapat diteruskan kepada shift berikutnya. Dengan sistem yang terstruktur, perusahaan dapat mengurangi risiko terjadinya celah pengamanan akibat pergantian personel.
PT Jaya Sarana Solution melalui layanan J-Guard Security Service Management membantu perusahaan dalam pengelolaan layanan keamanan sesuai kebutuhan operasional lokasi. Untuk mendiskusikan kebutuhan personel dan sistem pengamanan perusahaan, Anda dapat menghubungi JSS melalui WhatsApp atau halaman kontak JSS.